Qué necesita de verdad un sistema para colmados
Un colmado no necesita el mismo programa que una empresa con departamento de contabilidad. Necesita cobrar rápido, controlar el fiado, saber qué se está acabando y que la gaveta cuadre. Todo lo demás estorba.
El fiado no es un extra: es el negocio
En la mayoría de los colmados, una parte grande de la venta es fiada. Un cuaderno funciona hasta que alguien discute lo que debe, o hasta que se moja.
Lo que hace falta:
- Saldo por cliente, con el detalle de qué compró y cuándo.
- Límite de crédito, para que el sistema avise antes de seguir fiando.
- Antigüedad de la deuda: quién debe de hace un mes y quién de hace tres.
- Recordatorios. Una deuda que nadie reclama se cobra tarde o no se cobra.
Vender por peso
El queso, la carne, el salami. Hay dos formas de resolverlo y las dos deberían funcionar: pasar por el lector la etiqueta que imprime la balanza —lleva el peso dentro— o escribir el peso a mano en el carrito.
Un detalle técnico que importa más de lo que parece: sumar pesos con decimales corrientes produce
resultados como 2.1350000000000002, y hay sistemas que rechazan el cobro por eso. Es un
fallo real, no una rareza.
Cuando se va la luz
Un colmado no puede cerrar porque se fue la energía o se cayó el internet. El sistema tiene que seguir vendiendo con lo que ya tiene cargado y enviar las ventas cuando vuelva la señal, en el mismo orden y sin duplicar nada.
Pregunta esto antes de contratar. Ver la guía para elegir punto de venta.
El cuadre de la gaveta
Al final del día hay que contar el efectivo y compararlo con lo que debería haber. Lo que ayuda de verdad:
- Fondo inicial anotado al abrir, contado de verdad y no de memoria.
- Gastos de gaveta registrados: el mandado, el botellón, la propina del delivery. Lo que no se anota aparece como faltante.
- Conteo por denominación: contar billete por billete en vez de escribir un total. El total sale de contar, no de recordar.
- Cierre que no se pueda editar. Un cuadre modificable no prueba nada.
- Vender cuando se va la luz o el internet
Saber qué se está acabando
«Bajo mínimo» avisa cuando ya es tarde. Lo útil es la fecha: «el arroz se agota el jueves 14, pide antes del lunes». Con eso se compra a tiempo y no se pierde la venta porque el cliente lo encontró en la esquina.
Lo que a un colmado le sobra
Contabilidad completa, nómina, módulos de manufactura, veinte opciones en el menú del cajero. Un cajero con cinco opciones es más rápido que uno con veinte, y la velocidad en la caja es lo que se nota los sábados.
Lo razonable es un plan pequeño que cubra una sucursal y dos usuarios, y crecer solo si el negocio crece.
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Empezar gratisPreguntas frecuentes
¿Puedo llevar el fiado sin dar de alta a cada cliente?
Para fiar necesitas identificar al deudor: una deuda sin dueño no se cobra. Dar de alta a un cliente son dos campos, y a partir de ahí el saldo se lleva solo.
¿Sirve en el teléfono?
Sí, cualquier sistema en la nube moderno funciona desde el navegador del teléfono o una tablet. Para un colmado pequeño puede ser suficiente sin comprar computadora.
¿Necesito facturar con NCF si vendo a consumidor final?
Para operar formalmente sí: el comprobante de consumo es el B02. Ver la guía de NCF.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
El mismo día. Se cargan los treinta o cuarenta productos que más se venden y el resto se va creando sobre la marcha.