Manual de Qorevia

1 · Crear tu cuenta

Entra en qorevia.com y pulsa Empezar gratis, o ve directo a qorevia.com/app y elige Crear empresa nueva.

Qué tipo de negocio tienes

En el formulario hay una pregunta opcional: ¿qué tipo de negocio es? Colmado, supermercado, restaurante, farmacia, ferretería, salón, taller, hotel, colegio, estación de combustible… hay veinte.

Contestarla hace dos cosas y ninguna te limita:

• Ordena los módulos. El sistema trae 35 y tu giro usa cuatro o cinco. Los tuyos salen arriba y el resto queda plegado a un clic. Ninguno se desactiva: el día que tu colmado empiece a repartir a domicilio, el módulo está ahí.
• Elige cómo trabaja tu caja. Un supermercado nace con varias cajas; un colmado, con una sola. Se cambia después en Ajustes.

1. Razón social. El nombre legal de tu negocio, como aparece en el RNC.
2. RNC. El de tu empresa. Se usa para tus comprobantes fiscales.
3. Tu nombre. Quien crea la cuenta queda como dueño y no se puede cambiar ni borrar. Es el único que lo puede todo.
4. Correo. A esta dirección llegan los avisos de vencimiento y el recibo cuando pagas. Usa uno que revises.
5. Contraseña. Mínimo 12 caracteres.

Al terminar entras directo. El sistema te crea automáticamente:

• Una sucursal, SUC01 — «Sucursal principal».
• Una caja, CAJA01 — «Caja principal».
• La numeración interna de facturas, con prefijo FAC.
• Tu prueba de 30 días con todo incluido.

Volver a entrar

Siempre por qorevia.com/app, con tu correo y contraseña. La sesión se cierra sola por seguridad; si trabajas en un equipo compartido, cierra sesión al terminar el turno.

Instalarlo como aplicación

No hace falta descargar nada, pero puedes anclarlo al escritorio o a la pantalla de inicio del teléfono. En Chrome o Edge, el icono de instalar aparece a la derecha de la barra de direcciones; en iPhone, Compartir → Añadir a pantalla de inicio. Instalado ocupa toda la pantalla y arranca más rápido, lo que en una caja con cola se nota.

2 · Instalarlo en tu computadora

Qorevia funciona de dos maneras y las dos son la misma cosa: los mismos datos, las mismas facturas, el mismo inventario. Cambia solo por dónde entras.

Bajarlo

En qorevia.com/descargas.html — o pulsando Descargar en el menú de la página. Detecta tu equipo y te ofrece el que te toca, pero están los tres por si acaso:

• Windows — Windows 10 y 11, 64 bits.
• Mac con chip Apple — M1, M2, M3, M4.
• Mac con procesador Intel — modelos anteriores a 2020.

¿No sabes cuál es tu Mac? Menú Apple → Acerca de esta Mac. Si dice "Chip Apple M…", el primero. Si dice "Procesador Intel", el segundo.

Instalarlo

En Mac: abre el archivo .dmg y arrastra Qorevia a la carpeta Aplicaciones.

En Windows: ejecuta el archivo .exe y sigue el instalador.

Si dice «Qorevia está dañado»

Ese mensaje no es el mismo que el de «desarrollador no identificado», y el clic derecho no lo arregla — es el fallo que hace que la gente mande el programa a la papelera y se rinda.

Salía en las versiones anteriores al 20 de agosto de 2026, y solo en los Mac con chip Apple. El paquete llevaba una firma que se rompía al armarlo, y esos Mac exigen una firma íntegra para ejecutar cualquier programa: al no cuadrar, macOS lo daba por dañado.

Ya está corregido. Borra la copia que tengas, baja otra vez el instalador de qorevia.com/descargas.html y reinstala.

La impresora, dentro del programa

El programa instalado imprime él mismo. No hay que instalar el agente aparte ni emparejar ningún código: es el mismo programa hablando con la impresora.

Se configura en Módulos → Impresión. Si estás en el programa, esa pantalla te lo dice arriba con un aviso verde y el nombre de la impresora que está usando.

En varias computadoras

Instálalo en las que quieras: la caja, la oficina, tu portátil. La licencia es de tu negocio, no del equipo, y las tres ven lo mismo al instante.

En el teléfono y la tablet

Ahí no se instala nada: entras a qorevia.com/app desde el navegador. Pero puedes dejarlo como una aplicación más, con su icono en la pantalla de inicio:

• iPhone y iPad — en Safari, el botón de compartir → Añadir a pantalla de inicio.
• Android — en Chrome, el menú de tres puntos → Instalar aplicación o Añadir a pantalla de inicio.

Queda con su icono, abre a pantalla completa y sin la barra del navegador.

Actualizaciones

El sistema por dentro se actualiza solo: cuando publicamos una mejora, la tienes la próxima vez que abras, sin hacer nada. Lo que se baja de vez en cuando es una versión nueva del programa en sí, y eso solo cuando lo avisemos.

3 · Primeros pasos

Al entrar por primera vez, el sistema abre en Primeros pasos: ocho cosas por hacer, en el orden en que puedes empezar a cobrar.

La lista no tiene casillas que marcar. Cada paso se comprueba mirando tus datos: en cuanto cargues un producto, el paso "carga lo que vendes" se marca solo. Y si mañana borras todo, se desmarca. Una lista que se marca a mano miente en cuanto alguien toca algo.

Cada paso dice tres cosas: qué falta, por qué importa y un botón que te lleva a hacerlo. Por ejemplo, en las existencias iniciales: «si el inventario nace en cero, el sistema te va a avisar de faltantes que no existen y el valor de tu almacén saldrá en cero».

La pantalla Hoy

Cuando ya estás operando, el sistema abre en Hoy: cuánto llevas vendido, cómo va contra ayer, y qué falta por atender — cajas sin cuadrar, deuda vencida, productos por pedir, rangos de NCF por agotarse. Todo eso estaba repartido en cinco pantallas.

Se compara contra ayer y no contra un promedio: tú sabes cómo fue ayer, no sabes tu promedio móvil de treinta días.

El cajero entra directo a la pantalla de cobrar, que es lo único que hace.

Lo que hay que configurar

Puedes vender en cinco minutos. Esto es lo mínimo, en orden:

a) Revisa los datos de tu empresa

Ajustes → Empresa. Confirma nombre comercial y moneda. El nombre comercial es el que sale impreso en las facturas.

b) Carga tus productos

Productos → Nuevo. Los campos van en el orden en que ocurren las cosas: tienes el producto en la mano, le pasas el lector, escribes el nombre, miras la factura del suplidor y pones lo que te costó, y sólo entonces decides a cuánto lo vendes.

El código de barras se puede corregir después, en Productos → el lapicito. Antes no se podía y un código mal escaneado sólo se arreglaba borrando el producto y creándolo de nuevo, perdiendo su historial.

c) Carga tus existencias

Inventario → Entrada de mercancía. Indica producto, cantidad y costo unitario. El costo alimenta el costo promedio, que es lo que después te dice cuánto ganas de verdad en cada venta.

d) Configura tus NCF (si facturas con comprobante fiscal)

Fiscal (NCF) → Nueva secuencia. Necesitas los rangos que te asignó la DGII. Ver sección 14.

e) Da de alta a tu gente

Ajustes → Usuarios. Ver sección 20. Cada persona con su usuario: si todos entran con el mismo, ningún informe de quién hizo qué sirve para nada.

4 · Traer los datos que ya tienes

Si vienes de otro sistema o llevas el inventario en Excel, no hay que teclear nada dos veces. En Primeros pasos → Traer mis datos se pegan tres cosas: productos, clientes y las existencias que tienes hoy.

Primero se prueba, después se guarda

El botón Revisar sin guardar valida todo el archivo y te dice exactamente qué pasaría: cuántos entrarían, cuántos ya existen y qué filas tienen problemas — con el número de fila y el motivo, para que puedas arreglar tu Excel. No escribe ni una línea en tu base. Solo cuando el resultado te convence pulsas Importar de verdad.

Cómo tiene que estar el archivo

La primera fila son los nombres de columna. Se guarda desde Excel como CSV y se pega el contenido en la caja de texto.

El botón Poner un ejemplo te rellena la caja con el formato correcto para que lo copies.

Detalles que suelen dar problemas y aquí no

• Un nombre con coma dentro, como "Colmado La Esquina, SRL", no parte la columna si va entre comillas.
• Los precios se entienden escritos como los escribe la gente: 1,250.75 y 1250,75 son lo mismo.
• Importar el mismo archivo dos veces no duplica: los que ya existen se saltan y te dice cuántos fueron.

5 · Conocer la pantalla

Tres zonas fijas:

• Menú lateral — las áreas del sistema. Cambia según tu rol: un cajero ve menos entradas que el dueño.
• Barra superior — sucursal activa, estado de la caja, buscador, indicador de conexión y salir.
• Barra inferior — los atajos de teclado disponibles en cada pantalla.

Las áreas del menú

Restaurante y Cocina aparecen en el menú solo si activas el módulo de restaurante.

6 · Abrir y cerrar la caja

Toda venta cobrada en efectivo necesita un turno de caja abierto. Sin turno, el sistema no te deja cobrar en efectivo — y es a propósito: si no hay turno, no hay contra qué cuadrar el dinero al final del día.

Una caja o varias

En Ajustes → Cómo trabaja la caja eliges entre dos formas:

• Una sola caja (por defecto) — el turno se abre solo con el primer cobro, con fondo cero. Un colmado no "abre caja" antes de despachar un refresco, y exigírselo no consigue que lo haga: consigue que cobre sin factura.
• Varias cajas — cada cajero abre la suya y cuadra lo suyo. Cada cobro va a la gaveta de quien lo hizo. Un cajero sin turno propio no puede cobrar en la gaveta de otro: si lo hiciera, al cerrar le faltaría el dinero al compañero y a él le sobraría.

Arqueo ciego

Opcional, en Ajustes. Con el arqueo ciego, el cajero no ve lo que el sistema espera: cuenta la gaveta y declara lo que hay. Si ve el esperado, teclea esa cifra y el descuadre desaparece — y con él, justo la señal que el arqueo servía para dar. El encargado y el dueño sí lo ven.

Abrir turno

Vender → Abrir caja. Escribe el fondo inicial: el efectivo con el que empieza la gaveta. Cuenta el dinero de verdad, no lo escribas de memoria; ese número es la base de todo el cuadre.

Cerrar la caja, paso a paso

El botón Cuadrar caja (también desde la pantalla Hoy) abre un asistente de cinco pasos: sacar el arqueo X, contar la gaveta billete por billete, explicar la diferencia si la hay, cerrar el turno y guardar el cierre Z. Te dice en cuál vas y cuál toca ahora.

Las piezas ya existían sueltas; el asistente solo pone el orden, que es lo que faltaba para que se usaran.

El día completo de la sucursal

Con varias cajas, el consolidado suma el día gaveta por gaveta. Lo importante no es la suma: es que separa sobrantes de faltantes. Si un día da cero neto pero hay 200 de sobra en una caja y 200 de falta en otra, eso no es un día cuadrado — es dinero que cambió de gaveta, y el sistema te lo dice con esas palabras.

Durante el turno

• Arqueo parcial — cuentas el efectivo a media jornada y el sistema te dice si cuadra, sin cerrar el turno. Útil en cambios de cajero.
• Arqueo por denominación — igual, pero contando billete por billete. Está dentro del arqueo parcial, en Contar por denominación. El total se va sumando solo mientras cuentas, así que no hay que echar cuentas aparte.
• Gasto de caja — dinero que sale de la gaveta (un mandado, propina, un pago menor). Queda registrado; si no lo anotas, aparecerá como faltante.
• Entrada de efectivo — dinero que entra sin ser venta.

Contar por denominación no es capricho: el desglose dice en qué billete falta. Mil pesos que se van en un billete de mil es una cosa; mil que se van en menudo a lo largo del día es otra muy distinta, y llevan a mirar sitios distintos.

Cambio de cajero a media jornada

Cuando entra otro cajero y el turno sigue abierto, usa Mi cuenta → Traspasar caja a otro cajero. Se cuenta el efectivo delante de los dos, el turno pasa a nombre del que entra y, a partir de ahí, del descuadre responde él. Eso es justo para lo que sirve contar en el cambio: sin ese corte, al cerrar no hay manera de saber en el turno de quién se fue el dinero.

Cierre X: mirar sin cerrar

El cierre X (en Mi cuenta) es una lectura de cómo va el turno: fondo inicial, movimientos por método de pago y por tipo, y los arqueos que se hayan hecho. Se saca las veces que haga falta y no cambia nada — al contrario que la Z, que cierra y no tiene vuelta atrás. Es lo que quiere el encargado que pasa a media tarde a ver cómo va el día.

Si tienes puesto el arqueo ciego, al cajero la X no le enseña el efectivo esperado. Al dueño y al encargado, sí.

Cerrar turno (cierre Z)

1. Cuenta el efectivo físico de la gaveta.
2. Vender → Cerrar caja y escribe lo que contaste.
3. El sistema compara con lo que debería haber y muestra la diferencia.
4. Confirmas y se imprime el cierre Z.

El cierre Z detalla: fondo inicial, ventas por método de pago, gastos, entradas, total esperado, total contado y diferencia.

7 · Vender y cobrar

Agregar productos

La caja de escaneo es lo primero de la pantalla y está siempre enfocada: al entrar a Vender puedes pasar el lector sin tocar nada. El foco vuelve solo a esa caja después de cada producto, después de tocar una tarjeta y después de cerrar cualquier ventana, porque un lector USB no es más que un teclado que escribe muy rápido — si el foco está en otro sitio, el código se escribe donde no debe y la lectura se pierde sin ningún aviso.

Cuatro maneras, todas válidas a la vez:

• Pasar el lector por el código de barras. Entra solo al carrito.
• Tocar la tarjeta del producto en la rejilla.
• Buscar con F4 por nombre, código o barras.
• Balanza: pesas y el peso entra como cantidad. Sección 8.

En el carrito puedes cambiar cantidad, aplicar descuento por línea o quitar la línea. El total se recalcula al instante.

Cobrar

F2 o el botón Cobrar. Eliges método:

Se pueden combinar: parte en efectivo y parte en tarjeta. Y si no registras ningún pago, la venta queda a crédito (fiado) y pasa a Por cobrar.

Qué pasa al cobrar

En una sola operación, y o todo o nada: se emite la factura con su NCF, se descuenta el inventario, se registra el movimiento de caja y queda el asiento contable. Si algo falla, no queda nada a medias.

Imprimir

El ticket sale automáticamente si tienes impresora configurada. Desde Facturas puedes reimprimir cualquiera, mandarla por correo o descargarla.

8 · Anular y devolver

Anular una factura

Facturas → abrir la factura → Anular. La factura no se borra: queda marcada como anulada, con quién la anuló, cuándo y por qué. El inventario y la caja se revierten.

Devolución

Cuando el cliente devuelve parte de lo comprado. Facturas → abrir → Registrar devolución, marcas las líneas y las cantidades. El sistema emite la nota de crédito, devuelve la mercancía al inventario y registra la salida de dinero o el saldo a favor del cliente.

Diferencia práctica: anular es «esta venta nunca debió existir»; devolver es «la venta fue real y parte vuelve». Para la DGII no es lo mismo, y el sistema los trata distinto.

9 · Vender sin luz ni internet

Si se cae la conexión, sigues vendiendo. No hay que hacer nada especial: la barra superior cambia a Sin conexión y el sistema guarda cada venta en el propio equipo.

Cuando vuelve la señal, las ventas se envían solas, en el mismo orden en que las cobraste y sin duplicarse. Verás el contador de pendientes bajar hasta cero.

Qué funciona sin conexión

• Vender y cobrar de contado, con los productos y precios ya cargados.
• Fiar. Se guarda a nombre del cliente y se confirma al volver la señal. Si para entonces se pasó de su límite de crédito, la venta no se pierde: queda marcada para que decidas.
• Recibir mercancía. Si el camión del suplidor llega justo cuando se fue la luz, registras la entrada igual y se envía sola después.
• Entregar el comprobante fiscal. Ver aquí abajo.
• Consultar clientes y existencias conocidas, e imprimir el ticket.

Qué no

• Cargar productos nuevos o cambiar precios.
• Reportes al día (se calculan en el servidor).
• Firmar e-CF, que exige comunicación con la DGII.

El NCF sale en el momento, no al día siguiente

Cada caja pide por adelantado un bloque de comprobantes y lo guarda. Cuando se cae el internet, la venta toma el siguiente de su bloque y el cliente se va con su NCF de verdad impreso — no con un "se lo damos mañana".

No hay nada que configurar: la caja pide su bloque sola al entrar, y lo repone cuando le quedan pocos. Lo único que hace falta es tener registrada tu secuencia de la DGII en Fiscal (NCF); sin ella no hay nada que reservar.

Cuando el internet «está malo» pero no caído

Es el caso más común y el más traicionero: el router encendido, el wifi con todas las rayas, y nada carga. El sistema lo detecta —no se fía de lo que diga el navegador— y guarda la venta igual que si no hubiera señal.

Y si la venta llegó al servidor justo antes de cortarse, al reenviarla el sistema reconoce que ya se emitió y te devuelve esa misma factura en vez de hacer otra. Nunca se cobra dos veces por lo mismo.

Contingencia fiscal

Si el corte es largo y facturaste sin poder comunicarte con la DGII, el sistema registra la ventana de contingencia: cuándo empezó, cuándo terminó, por qué y cuántas facturas se emitieron dentro. Eso es exactamente lo que te van a pedir si preguntan. Se consulta en Fiscal → Contingencias.

10 · Lector, balanza e impresora

Que la tirilla salga sola

Sin nada instalado, cada impresión abre el diálogo del navegador y hay que darle a "Imprimir" a mano. Que salga sola, se corte sola y abra la gaveta sola depende de cómo uses Qorevia:

El agente solo hace falta en la computadora que tiene la impresora conectada. Dentro del archivo viene INSTALAR.txt con los pasos; necesita Node.js, que se instala en dos minutos desde nodejs.org. La misma pantalla te dice si está activo o apagado.

En los dos casos funciona con impresoras de red (cable), USB en Linux y Mac, y con cualquier impresora ya instalada en Windows o Mac.

Probar la impresora antes de vender

En Módulos → Impresión, cada impresora tiene un botón Prueba. Saca una tirilla de prueba —no una factura: no gasta NCF y sale marcada SIN VALOR FISCAL— pensada para delatar los tres fallos típicos de configuración de un vistazo:

• Tildes y ñ — si salen como signos raros, la página de códigos no es la correcta.
• Un renglón largo — si se corta a mitad de palabra, el ancho en columnas no coincide con el papel que tienes puesto.
• Decimales — para comprobar que los importes cuadran.

Hazlo el día que conectes la impresora, antes de la primera venta.

Lector de código de barras

Sirve cualquiera, USB o Bluetooth. No hay nada que instalar ni configurar: el lector se comporta como un teclado que escribe muy rápido, y el sistema lo reconoce por eso.

Estando en Vender, pasa el código: el producto entra al carrito. Si lo pasas otra vez, sube la cantidad. Si el código no existe, te ofrece crear el producto en el momento.

Balanza

Para productos que se venden por peso. Dos formas:

• Etiqueta de balanza: la balanza imprime un código que lleva el peso dentro. Lo pasas por el lector y entra producto y cantidad.
• Peso manual: escribes el peso en el carrito.

Los pesos se suman con precisión exacta. Es un detalle que importa: sumando con decimales corrientes, 1.245 + 0.890 puede dar 2.1350000000000002 y el cobro se rechaza. Aquí no pasa.

Impresora

Ajustes → Impresión. Funciona con impresoras térmicas de 58 y 80 mm y con impresoras normales para facturas en hoja completa. Puedes definir qué formato sale por defecto en cada caja.

11 · Productos

Departamentos y categorías

Dos niveles para ordenar el catálogo, y con eso basta. Tres niveles suena mejor y en la práctica nadie los mantiene: acaban medio vacíos y los reportes salen incompletos.

• Departamento — el nivel grueso, el que manda en los reportes: Abarrotes, Bebidas, Limpieza, Carnes.
• Categoría — el detalle dentro del departamento: dentro de Bebidas, Refrescos, Cervezas, Jugos.

Se manejan en Productos → Departamentos. Cada rama te dice cuántos productos tiene, así que de un vistazo ves cuál se quedó vacía y cuál se te está desbordando.

Cuando te sobra un departamento

Si intentas borrar uno que tiene productos, el sistema no te deja y te dice cuántos son. Es a propósito: borrarlo dejaría esos productos sin clasificar en silencio, y no te enterarías hasta que el reporte del mes saliera con un agujero.

Para eso está Fusionar: mueve todos los productos de un departamento a otro y borra el que sobra, en un solo paso. Es lo que se usa cuando te das cuenta de que tienes "Bebidas" y "Refrescos" y en realidad son lo mismo.

Con las categorías es distinto: como son opcionales, borrar una deja sus productos en su departamento, sin categoría. No se pierde nada.

Precios

• Cambio masivo — subir un porcentaje a toda una categoría o a una lista de productos, de una vez.
• Listas de precios — precios distintos por tipo de cliente (mayorista, detalle) o por sucursal.
• Promociones — descuentos, 2×1 y combos, con fecha de inicio y fin. Se aplican solos en el punto de venta mientras están vigentes.

Variantes: tallas y colores

Un producto con variantes («Camisa» en S, M, L y en tres colores) se maneja como un producto padre con sus combinaciones. Cada combinación tiene su propio inventario y su propio código de barras.

Números de serie

Para equipos donde importa cuál se vendió: electrodomésticos, celulares, herramientas. Al recibir registras las series, y al vender eliges cuál sale. Así la garantía sabe a qué unidad corresponde.

Lotes y vencimientos

Para alimentos, medicamentos y todo lo que caduca. Cada entrada lleva su lote y su fecha. El sistema saca primero lo que vence antes y te avisa de lo que está por caducar, con tiempo para rebajarlo. Ver sección 20.

Unidades de medida

Puedes comprar en caja y vender en unidad, o comprar en quintal y vender en libra. Defines la equivalencia una vez y el sistema convierte solo.

12 · Inventario

Meter existencias

Con el botón + Entrada, arriba a la derecha. Eliges el producto —salen primero los que están en cero, que son los que vienes a reponer— y pones cantidad y costo.

La sugerencia de compra también trae su botón + stock en cada fila: esa tabla ya te está diciendo qué falta, así que puedes meterlo desde ahí sin ir a buscarlo.

Alertas

Inventario → Alertas reúne: productos bajo mínimo, agotados, lotes por vencer y mercancía sin movimiento (dinero parado).

Costo promedio

Cada entrada recalcula el costo promedio del producto. Ese costo es el que usan los informes de utilidad: sin costos bien cargados, el margen que te muestre el sistema será mentira.

13 · Clientes y fiado

La ficha

Nombre, RNC o cédula, teléfono, dirección, correo. El RNC importa: si tu cliente lo pide para deducir, la factura necesita comprobante con valor fiscal (ver sección 16).

Fiado (crédito)

Al cobrar, si no registras ningún pago, la venta queda a crédito. Puedes fijar por cliente un límite de crédito y unos días de plazo. Al superar el límite el sistema avisa.

Por cobrar

Todo lo que te deben, ordenado por antigüedad: qué está al día, qué pasó de 30 días, qué de 60, qué de 90. Desde aquí registras abonos, totales o parciales, y puedes mandar un recordatorio por correo.

Fidelización

Puntos por compra que el cliente canjea después, y vales o monedero (gift cards) con saldo. El saldo de cada vale es siempre la suma exacta de su propio libro de movimientos: no puede descuadrarse.

Portal del cliente

Tu cliente puede entrar a ver sus facturas y su estado de cuenta sin llamarte. Se activa desde Módulos → Portal del cliente.

14 · Compras y proveedores

1. Orden de compra — lo que pides al proveedor, con precios acordados.
2. Recepción — lo que llega de verdad. Puede ser parcial; el sistema deja pendiente el resto y entra al inventario con su costo.
3. Factura del proveedor — se registra como cuenta por pagar, con su NCF y su fecha de vencimiento.
4. Pago — total o parcial, en efectivo, transferencia o cheque.

Por pagar

Lo que debes y cuándo vence, con el mismo desglose por antigüedad que las cuentas por cobrar. Ver esto y «por cobrar» juntos es lo que te dice si vas a tener efectivo el mes que viene.

Cheques

Cheques recibidos y emitidos, con su fecha de cobro. Los recibidos posfechados no cuentan como efectivo hasta su fecha — que es exactamente el error que descuadra a mucha gente.

15 · Cotizaciones y apartados

Cotizaciones

Presupuesto con fecha de validez que puedes enviar por correo. Si el cliente acepta, se convierte en factura de un clic, sin volver a escribir nada. El sistema te avisa de las que están por vencer.

Apartados

El cliente aparta mercancía y va abonando. La mercancía queda reservada —no se puede vender a otro— y cada abono queda registrado. Al completar el pago se emite la factura y sale del inventario. Si el cliente desiste, se libera la mercancía y se gestiona la devolución de los abonos.

16 · NCF y comprobantes fiscales

El NCF es el número que la DGII te asigna para cada comprobante. Sin él, tu factura no tiene valor fiscal.

Cargar una secuencia

Fiscal (NCF) → Nueva secuencia. Necesitas, de la carta de la DGII:

• Tipo — B01 crédito fiscal, B02 consumo, B04 nota de crédito, y los demás que te hayan autorizado.
• Desde y hasta — el rango autorizado.
• Fecha de vencimiento — los rangos caducan.

Cuál usa cada venta

El sistema elige solo según si la venta lleva RNC de cliente o no.

Alertas

Te avisa cuando quedan pocos comprobantes de un tipo y cuando un rango está por vencer. Pide los nuevos a la DGII antes de que se acaben: quedarte sin NCF un viernes por la tarde es quedarte sin facturar.

17 · e-CF con firma digital

El comprobante fiscal electrónico sustituye al NCF impreso: se firma digitalmente y se envía a la DGII, que responde con su aceptación.

Qué necesitas

• Estar autorizado por la DGII como emisor electrónico.
• Un certificado digital vigente de una entidad autorizada.

Configurarlo

Fiscal → e-CF. Cargas el certificado y su contraseña. El certificado se guarda cifrado y solo se usa para firmar.

Equivalencias

Cada tipo impreso tiene su equivalente electrónico: B01 → E31, B02 → E32, y así con el resto. El sistema hace la traducción.

18 · Reportes 606 y 607

Fiscal → Reportes DGII, eliges el mes y descargas el archivo en el formato que pide la Oficina Virtual.

Antes de generarlo, el sistema revisa lo que suele hacer que te rechacen el envío: facturas sin RNC donde hace falta, RNC con formato inválido, comprobantes anulados sin motivo. Corriges y vuelves a generar.

19 · Reportes

Sacarlo a Excel

Botón Exportar a Excel arriba en Reportes. Siete cosas: ventas, ventas con detalle (una fila por renglón vendido), productos, inventario, clientes, cuentas por cobrar y gastos. Las de fecha te dejan elegir el rango.

Baja un archivo CSV que abre en Excel, Numbers o Google Sheets, con los acentos y las eñes bien.

Todos se pueden exportar.

20 · Inteligencia de operación

Diez informes que no se limitan a mostrar datos: responden preguntas que hoy contestas a ojo. Están en Módulos → Inteligencia de operación.

21 · Módulos por giro

Módulos en el menú. Se activan solo los que necesitas: lo que no enciendes no aparece por ninguna parte y no estorba.

La pantalla de Vender cambia según tu giro

Un colmado y un taller no venden igual, así que no ven lo mismo al pulsar Vender. Cuando eliges el giro de tu negocio en Ajustes, esa pantalla se convierte en el mostrador que te toca — sin dejar de tener debajo el carrito de siempre para lo suelto.

En todos aparece arriba lo que arde: lo que está esperando por ti ahora mismo, no un resumen del mes.

22 · Usuarios y permisos

Los cinco roles

Permisos sueltos, sin cambiar el rol

El caso de siempre: «a esta cajera sí le dejo dar descuentos, pero no quiero hacerla administradora». Antes la única salida era ascenderla — dar de más, que es justo lo que se quiere evitar.

En Ajustes → Usuarios → Permisos hay 17 permisos que se conceden o se quitan uno a uno: dar descuentos, cambiar el precio en la venta, hacer devoluciones, anular facturas, editar productos, ver costos y margen, ajustar inventario, abrir caja, sacar dinero de la gaveta, operar la caja de otro, registrar compras, ver reportes, ver rentabilidad, exportar, y la configuración del negocio, de usuarios y fiscal.

Cada casilla dice de dónde le viene: no es lo mismo "lo tiene porque es cajero" que "se lo diste tú". Solo se guardan las excepciones.

Nadie comparte cuenta

Cada quien la suya, aunque sean dos cajeros del mismo turno. Es lo que permite saber quién vendió, quién descontó y quién cuadró. Compartir una cuenta borra todo ese rastro, y es exactamente el rastro que hace falta el día que falta dinero.

Si alguien falla la contraseña

A los cinco intentos seguidos la cuenta se bloquea un minuto; si sigue, dos, cuatro, ocho… hasta una hora. Es contra quien prueba claves en serie: quien se equivocó de verdad apenas lo nota.

Ajustes → Usuarios → Nuevo. Hay cuatro roles:

Dar de baja

Un usuario que se va se desactiva, no se borra: sus ventas siguen teniendo autor. El acceso se corta en menos de quince minutos. Además su plaza queda libre para el cómputo del plan.

PIN de caja

Además de la contraseña, cada cajero puede tener un PIN corto para desbloquear la pantalla entre ventas sin escribir la contraseña completa.

Seguridad de tu propia cuenta

En Mi cuenta → Seguridad de mi cuenta hay dos cosas, y las dos son para el dueño y los administradores.

Dispositivos con tu sesión abierta. Cada equipo desde el que entraste y sigue dentro, con la fecha del último uso. Si ves uno que no reconoces, lo cierras; el que esté ahí tendrá que volver a escribir la contraseña. Hay también un botón para cerrar todas menos la que estás usando — el de «me robaron el teléfono».

Doble factor. Con él puesto, quien te robe la contraseña todavía no entra: hace falta el teléfono. Se activa una vez:

1. Le das a Activar y sale un código QR.
2. Lo escaneas con Google Authenticator, Authy o 1Password. Si no puedes escanear, tecleas el código que aparece debajo.
3. Escribes el número de seis dígitos que te enseñe la app y confirmas.

A partir de ahí, al entrar te pedimos la contraseña y ese número. Para quitarlo hace falta un código válido: si bastara con estar dentro, a cualquiera que te pille la sesión abierta le sobraría con pasar por ahí para desarmar la cuenta.

Registro de auditoría

Ajustes → Auditoría. Quién hizo qué y cuándo: anulaciones, cambios de precio, ajustes de inventario, accesos. No se puede editar ni borrar, ni siquiera desde la aplicación.

23 · Sucursales y cajas

Ajustes → Sucursales. Cada sucursal tiene su propio inventario, sus cajas y sus turnos. Los reportes se pueden ver por sucursal o consolidados.

Dentro de cada sucursal, Cajas: cada punto de cobro con su turno independiente. Tres cajas son tres cuadres distintos.

24 · Ajustes

Lo que se configura desde aquí, además del nombre y el logo:

• Giro del negocio — ordena la pantalla de módulos. No desactiva ninguno.
• Cómo trabaja la caja — una sola caja (el turno se abre solo) o varias (cada cajero la suya). Ver la sección 6.
• Arqueo ciego — el cajero cuenta sin ver lo que el sistema espera.
• Vender con existencia en cero — si lo permites, el inventario queda en negativo y queda constancia.
• Usuarios y permisos — ver la sección 22.

El logo

En Ajustes → Logo subes el tuyo: PNG, JPG, WEBP o SVG, hasta 1 MB. Sale en las facturas y presupuestos que imprimes y envías. Lo cambian el dueño y los administradores.

El límite de 1 MB no es capricho: el logo viaja dentro de cada correo que mandas. Uno más pesado hace que las facturas se queden por el camino, y eso se descubre tarde y mal. Se guarda dentro del sistema, no como un enlace a otro sitio: una factura que apunta a un servidor ajeno se queda coja el día que ese servidor no esté, que suele ser justo cuando el cliente la abre.

Vender sin existencias

Si lo activas, el sistema deja facturar aunque el inventario esté en cero y lo deja en negativo. Úsalo solo si tu operación lo exige: un inventario en negativo es un inventario que ya no sabes.

25 · Tu licencia

Los planes

El precio va en dólares; tú transfieres en pesos al cambio del día. Se paga por adelantado, por el período contratado.

Activar con tu clave — lo más rápido

Cuando pagas, te mandamos una clave por WhatsApp. Son 16 caracteres y se ven así:

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1. En el aviso de licencia, pulsa Ya tengo mi clave.
2. Escríbela. Los guiones se ponen solos y da igual si la escribes en minúscula.
3. Listo, al momento. No hay que esperar a que nadie confirme nada.

Activar SIN internet

Esto no lo hace ningún otro sistema de los que se venden aquí, y es el motivo por el que existe: tu licencia se puede activar con el internet caído.

1. Nos escribes y te mandamos tu licencia: un bloque de texto de cuatro renglones.
2. En el aviso de licencia, Ya tengo mi clave → No tengo internet.
3. Pegas el bloque entero y activas.

El programa comprueba la licencia él solo, en tu computadora. No consulta a ningún servidor. Cuando vuelva el internet se pone al día solo, sin que tengas que hacer nada.

Cómo pagar

1. En el sistema, pulsa Renovar en el aviso de licencia.
2. Verás el monto y la cuenta bancaria. Haz la transferencia.
3. Vuelve a la misma pantalla y rellena banco, número de transferencia y fecha.
4. Adjunta el comprobante: la captura de la app del banco o el PDF. Hasta 5 MB, en foto o PDF.
5. Verificamos y activamos, normalmente el mismo día. Te llega un correo con el recibo y hasta cuándo tienes licencia.

Los avisos que vas a recibir

En prueba: a 7, 3 y 1 día del final, el día que vence y el día siguiente. Con licencia pagada: a 30, 15, 7 y 1 día, el día del vencimiento y el siguiente. Todos van al correo del dueño.

En cuántas computadoras

Tu licencia cubre varias computadoras: Colmado 2, Negocio 6, Empresa las que quieras. Cada una se registra sola la primera vez que alguien entra desde ahí.

Cambiar de computadora

Se hace en diez segundos y sin llamar a nadie:

1. Mi cuenta → Seguridad de mi cuenta → Computadoras con licencia.
2. Le das a Soltar en la que ya no usas.
3. En la nueva, entras normal. Queda registrada sola.

Puedes ponerle nombre a cada una —«Caja 1», «La del almacén»— para reconocerlas. Y si te quedaste sin poder entrar en la computadora nueva, el propio aviso te enseña cuáles tienes ocupadas.

Si te vence estando sin internet

Se te dan 7 días más de los normales. El motivo es simple: si llevas días sin conexión no puedes renovar aunque quieras, y cortarte el trabajo por algo que no está en tu mano no es justo.

Durante esos días el sistema te avisa cada vez que entras y te dice cuántos te quedan. Las ventas que hagas en ese margen se suben igual cuando vuelva el internet: no se pierde ninguna.

Qué pasa si vence

Límites del plan

Si intentas crear una sucursal o un usuario de más, el sistema no lo hace y te dice exactamente a qué plan cambiar. Los usuarios desactivados no cuentan.

26 · Respaldo de tus datos

Ajustes → Exportar todo. Descargas un archivo con empresa, sucursales, productos, clientes, proveedores, facturas y sus líneas, pagos, movimientos de inventario, turnos de caja, cuentas por cobrar y por pagar, y gastos.

Está limitado a unas pocas descargas por hora, porque es una operación pesada. Solo el dueño puede hacerlo.

Por nuestra parte, la base de datos se respalda a diario, con las copias de los últimos 14 días.

27 · Atajos de teclado

En la pantalla de Vender, que es donde el tiempo cuenta:

Un cajero que aprende F2 y F3 ya va bastante más rápido que uno que usa el ratón para todo.

28 · Si algo va mal

«No me deja cobrar en efectivo»

No hay turno de caja abierto. Vender → Abrir caja.

«Dice que la licencia venció»

Puedes consultar y exportar, pero no facturar. Renueva desde el aviso; si ya transferiste, repórtalo con el comprobante. Ver sección 25.

«No me deja crear otra sucursal / otro usuario»

Llegaste al límite de tu plan. El mensaje dice a cuál cambiar.

«Se acabaron los NCF»

Carga una secuencia nueva en Fiscal (NCF). Si aún no te la asignó la DGII, tramítala; el sistema no puede inventar números.

«Aparece Sin conexión»

Sigue vendiendo con normalidad. Las ventas se guardan y se envían solas. No cierres el navegador hasta que el contador de pendientes llegue a cero.

«El lector no lee»

Comprueba que el cursor esté en la pantalla de Vender y que el lector escriba como teclado (abre un bloc de notas y pasa un código: si escribe, funciona). Si el código no existe en tu catálogo, créalo.

«La caja no cuadra»

Revisa si faltó registrar algún gasto de caja, y mira Riesgo en caja en Inteligencia de operación. La diferencia queda registrada aunque cierres: no la escondas cuadrando a mano, porque el patrón es la información.

«Qorevia está dañado y no puede abrirse» (Mac)

Instalador antiguo. Bórralo, baja el nuevo de qorevia.com/descargas.html y reinstala. Ver sección 2.

«Olvidé mi contraseña»

Si eres cajero o administrador, pídele al dueño que te la restablezca desde Ajustes → Usuarios. Si eres el dueño, escribe a info@qorevia.com desde el correo de la cuenta.

Nada de lo anterior

Escríbenos a info@qorevia.com contando qué hacías, qué esperabas y qué pasó. Si puedes, adjunta una captura.

29 · Glosario